Le Portail d'enregistrement fait partie du processus de pré-enregistrement et offre à vos visiteurs un moyen simple de répondre aux questions et d'accepter les conditions avant leur arrivée sur site. Disponible pour les forfaits Enhanced et Pro, cette fonctionnalité est idéale pour recueillir des informations essentielles à l'avance tout en simplifiant le processus d'enregistrement pour les groupes de visiteurs Standard.
Ce que le Portail d'enregistrement peut faire
Les visiteurs accédant au portail d'inscription peuvent :
Remplir les champs personnalisés que vous avez configurés pour leur groupe.
Consulter des messages tels que les conditions, les consignes du site ou les instructions de sécurité. Cela permet de gagner un temps précieux et d'éviter d'éventuelles files d'attente lors de l'enregistrement d'entrée sur site.
Regarder des vidéos d'accueil / d'orientation avant la visite.
Confirmer des invitations telles que des accords ou des politiques.
Exigences de la fonctionnalité
Pour utiliser le portail d'enregistrement, votre site doit répondre aux critères suivants:
Votre compte doit être sur le forfait Enhanced ou Pro. Si vous n'êtes pas sûr de votre forfait actuel ou si vous souhaitez passer à un niveau supérieur, n'hésitez pas à contacter [email protected].
Le portail peut être utilisé pour les pré-enregistrements des visiteurs standard, y compris l'intégration du lien du portail d'inscription dans l'e-mail d'invitation.
Étape 1 : Activer le portail d'enregistrement pour un groupe
Pour activer le portail d'enregistrement et commencer à envoyer des liens aux visiteurs :
Allez dans Gérer > Groupes > Sélectionner le groupe Standard > Pré-enregistrements.
Activez l'option « Inclure un lien d'enregistrement dans les courriels de pré-enregistrement ».
Configurez votre message et les paramètres de l'e-mail de pré-enregistrement comme d'habitude.
Cela ajoutera un lien unique vers le portail d'enregistrement dans l’e-mail d’invitation du visiteur.
Étape 2 : Choisir les champs qui apparaissent dans le portail d'enregistrement
Vous pouvez décider quels champs personnalisés les visiteurs doivent remplir à l'avance et lesquels ne doivent être complétés qu'à leur arrivée.
Allez dans Gérer > Sites > Sélectionner le site > Champs personnalisés.
Cliquez sur le champ que vous souhaitez inclure (par ex. immatriculation du véhicule).
Activez l'option Afficher sur le portail d'enregistrement.
Astuce : Vous pouvez avoir des questions pertinentes uniquement lors de l’enregistrement sur site (par ex. « Quelle place de parking avez-vous utilisée aujourd’hui ? »). Dans ce cas, laissez le bouton désactivé et la question n’apparaîtra que lors de l’enregistrement sur site.
Types de champs personnalisés pris en charge
Vous pouvez inclure la plupart des types de champs personnalisés standard dans votre configuration de pré-enregistrement :
Texte
Cases à cocher
Date
Menu déroulant
Menu déroulant avec autre
E-mail
Numéro
Numéro de téléphone
Majuscules
URL
Demander Oui ou Non
À noter : Les types de champs personnalisés suivants ne sont pas encore pris en charge dans le portail d'inscription :
Liste de notification
Photo (par ex. téléchargement de pièce d'identité)
Signature
Étape 3 : Ajouter des messages au portail d'enregistrement
Vous pouvez afficher des messages importants pour les visiteurs, tels que les consignes de santé et de sécurité, les accords de confidentialité (NDA) ou des vidéos, dans le cadre du processus d'enregistrement.
Allez dans Gérer > Sites > Sélectionner le site > Messages.
Cliquez sur un message pour configurer vos paramètres comme d'habitude, puis activez l'option Afficher dans le portail d'enregistrement.
Les visiteurs verront ces messages lors de l’enregistrement, ainsi que toutes les actions complémentaires que vous avez ajoutées (par ex. cases à cocher pour accord ou demandes de signature).
Types de messages pris en charge
Les messages dans le portail peuvent inclure :
Texte enrichi
Documents PDF
Images
Fichiers vidéo MP4
Vous pouvez également ajouter des actions à vos messages, notamment :
Pas d’action – Continuer
Case à cocher facultative
Case à cocher obligatoire
Signature d’accord
Important : Les autres formats vidéo que le MP4 ne sont pas actuellement pris en charge.
Étape 4 : Envoyer une invitation de pré-enregistrement
Une fois que vous avez configuré vos champs et messages :
1. Allez dans Aujourd'hui > Visiteurs > Pré-enregistrement.
2. Remplissez le formulaire de pré-enregistrement comme d'habitude, y compris les éventuelles notes. (Laissez vides les champs que le visiteur doit compléter lui-même.)
3. Sélectionnez Envoyer l’invitation par e-mail, puis cliquez sur Ajouter. Un message confirmera que l’invitation a été envoyée.
Vous pouvez consulter les invitations envoyées dans l’onglet Pré-enregistré depuis l’écran Aujourd'hui. Cela inclut les notes, la possibilité de renvoyer les invitations et le statut de chaque enregistrement.
Astuce : Vous pouvez personnaliser le texte de l’e-mail (y compris pour mettre en avant le nouveau portail d’enregistrement) depuis Gérer > Groupes > Sélectionner le groupe > Pré-enregistrements.
Ce que le visiteur verra
L’e-mail d’invitation à la pré-inscription contiendra une nouvelle section en bas avec un lien pour compléter son enregistrement :
Astuce : Vous pouvez mettre en avant cette fonctionnalité supplémentaire dans l’e-mail de pré-enregistrement en personnalisant le contenu du modèle via Gérer > Groupes > Sélectionner le groupe > Pré-enregistrements.
Lorsque le visiteur clique sur Enregistrer dans l’e-mail, il sera redirigé vers une page affichant le logo de votre organisation et un bouton Démarrer :
Une fois qu’ils cliquent sur Démarrer, un formulaire à compléter leur sera présenté. Ils verront les données déjà saisies pour les champs remplis lors du pré-enregistrement et pourront compléter les informations pour les champs nécessitant des données.
Une fois qu’ils cliquent sur Continuer, ils seront ensuite dirigés vers la page des messages si vous l’avez configurée.
Si un message contient des médias, comme une vidéo, celle-ci sera lue automatiquement après avoir cliqué sur Continuer. Le visiteur ne pourra pas passer à la page suivante tant que la vidéo n’aura pas été terminée.
Si une action est requise (par ex. cocher une case ou signer pour confirmer la compréhension), celle-ci apparaîtra avant le bouton Soumettre final.
Que se passe-t-il après la soumission
Une fois que le visiteur clique sur Soumettre, il verra un message Enregistrement terminé.
Important : Après la soumission, le portail d'enregistrement ne sera plus accessible au visiteur. Si des modifications sont nécessaires, elles pourront être effectuées lors de l’enregistrement d'entrée sur site.
Une fois terminé, les informations sont affichées dans Aujourd'hui > Pré-enregistré, où vous pouvez consulter ou modifier les réponses soumises via le formulaire.
Nous espérons que ce guide vous a été utile. Si vous avez des questions, contactez [email protected].