El Portal de Registro forma parte del proceso de pre-registro y ofrece a sus visitantes una manera fluida de responder preguntas y aceptar los términos antes de llegar al sitio. Disponible para los planes Enhanced y Pro, esta función es ideal para recopilar información esencial con antelación y, al mismo tiempo, agilizar el proceso de registro para los grupos de visitantes Standard.
Lo que puede hacer el Portal de Registro
Los visitantes que accedan al portal de registro pueden:
Completar los campos personalizados que hayas configurado para su grupo.
Ver mensajes como términos, guías del sitio o instrucciones de seguridad. Esto ahorra tiempo valioso y posibles filas durante el registro de entrada en el sitio.
Ver videos de inducción o de orientación antes de la visita.
Confirmar avisos como acuerdos o políticas
Requisitos de la función
Para usar el portal de registro, su sitio debe cumplir con los siguientes criterios:
Su cuenta debe estar en el plan Enhanced o Pro. Si no está seguro de su plan actual o desea actualizarlo, no dude en comunicarse con [email protected].
El portal puede usarse para pre-registros de visitantes estándar, incluyendo el enlace al portal de registro en el correo electrónico de invitación.
Paso 1: Activar el portal de registro para un grupo
Para activar el portal de registro y comenzar a enviar enlaces a los visitantes:
Vaya a Administrar > Grupos > Seleccionar Grupo Standard > Pre-registros.
Active la opción 'Incluir un enlace de registro en los correos electrónicos de pre-registro'.
Configure su mensaje de pre-registro y los ajustes del correo como de costumbre.
Esto agregará un enlace único al portal de registro en el correo de invitación del visitante.
Paso 2: Elegir qué campos aparecerán en el portal de registro
Puede decidir qué campos personalizados deben completar los visitantes con antelación y cuáles solo deben responderse al llegar.
Vaya a Administrar > Sitios > Seleccionar Sitio > Campos personalizados.
Haga clic en el campo que desea incluir (por ejemplo, matrícula del coche).
Active la opción Mostrar en el portal de registro.
Consejo: Es posible que tenga pregunta que solo sean relevantes durante el registro de entrada (por ejemplo, “¿Qué plaza de estacionamiento has utilizado hoy?”). En estos casos, deje el interruptor desactivado y la pregunta solo aparecerá durante el registro de entrada presencial.
Tipos de Campos Personalizados Compatibles
Puede incluir la mayoría de los tipos de campos personalizados estándar en la configuración de pre-registro:
Texto
Casillas de verificación
Fecha
Desplegable
Desplegable con opción “Otro”
Correo electrónico
Número
Número de teléfono
Mayúsculas
URL
Preguntas de Sí o No
Nota: Los siguientes tipos de campos personalizados no están actualmente soportados en el portal de registro:
Lista de notificación
Foto (e.j. subir ID)
Firma
Paso 3: Agregar Mensajes al Portal de Registro
Puede mostrar mensajes importantes para los visitantes, como avisos de salud y seguridad, acuerdos de confidencialidad (NDAs) o videos, como parte del proceso de registro.
Vaya a Administrar > Sitios > Seleccionar Sitio > Mensajes.
Haga clic en un mensaje para configurar sus ajustes como de costumbre y luego active Mostrar en el portal de registro.
Los visitantes verán estos mensajes durante el registro, junto con cualquier acción adicional que haya agregado (por ejemplo, casillas de verificación de acuerdo o solicitudes de firma).
Tipos de mensajes compatibles
Los mensajes en el portal pueden incluir:
Texto enriquecido
Documentos PDF
Imágenes
Archivos de vídeo MP4
También puede añadir acciones a sus mensajes, entre ellas:
Sin acción: continuar.
Casilla de verificación opcional
Casilla de verificación obligatoria
Firma del acuerdo
Importante: Actualmente no se admiten otros formatos de vídeo que no sean MP4.
Step 4: Enviar de una invitación de pre-registro
Una vez que haya configurado sus campos y mensajes:
1. Vaya a Hoy > Visitantes > Pre-registro.
2. Rellene el formulario de pre-registro como de costumbre, incluyendo cualquier nota. (Deje en blanco los campos que deba rellenar el visitante).
3. Seleccione Enviar invitación por correo electrónico y, a continuación, haga clic en «Añadir». Aparecerá un mensaje confirmando que la invitación se ha enviado.
Puede ver las invitaciones enviadas en la pestaña Pre-registrado de la pantalla « Hoy ». Esto incluye notas, la posibilidad de reenviar invitaciones y el estado de cada registro.
Consejo: Puede personalizar el texto del correo electrónico (incluido el resaltado del nuevo portal de registro) desde Administrar > Grupos > Seleccionar grupo > Pre-registros.
Lo que verá el visitante
El correo electrónico de invitación para el registro previo de los visitantes incluirá una nueva sección en la parte inferior con un enlace para completar su registro:
Consejo: Puede destacar esta función adicional en el correo electrónico de pre-registro personalizando el contenido de la plantilla a través de Administrar > Grupos > Seleccionar grupo > Pre-registros.
Cuando un visitante haga clic en Registrar en el correo electrónico, se le redirigirá a una página con el logotipo de su organización y un botón de Empezar:
Una vez que hagan clic en Empezar, se les presentará un formulario para completar, en el que verán los datos existentes para cualquier campo rellenado como parte de la presentación del pre-registro, y podrán completar los detalles de cualquier campo que requiera información:
Una vez que hagan clic en «Continuar», se les redirigirá a la página «Mensajes», si la tiene configurada.
Si un mensaje contiene algún tipo de contenido multimedia, como un vídeo, este se reproducirá automáticamente después de seleccionar «Continuar». El visitante no podrá pasar a la página siguiente hasta que el vídeo haya terminado de reproducirse:
Si se requiere alguna acción (por ejemplo, marcar una casilla o firmar para confirmar que se ha leído y entendido), esta aparecerá antes del botón final Enviar.
¿Qué ocurre después de la presentación?
Una vez que el visitante haga clic en Enviar, verá un mensaje que indica que el registro se ha completado.
Importante: Una vez enviado, el visitante ya no podrá acceder al portal de registro. Si el visitante necesita realizar alguna modificación, podrá hacerlo durante el registro in situ.
Una vez completado, la información se muestra en Hoy > Pre-registrado, donde puede revisar o editar cualquier respuesta enviada a través del formulario.
Esperamos que esta guía le haya resultado útil. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con [email protected]