Das Registrierungsportal ist Teil des Voranmeldeverfahrens, mit dem Ihre Besucher nahtlos Fragen beantworten und den Bedingungen zustimmen können, bevor sie vor Ort eintreffen. Diese Funktion ist für die Tarife Enhanced und Pro verfügbar und eignet sich ideal, um wichtige Informationen im Voraus zu erfassen und gleichzeitig den Anmeldeprozess für Standard-Besuchergruppen zu optimieren.
Was das Registrierungsportal kann
Besucher, die auf das Registrierungsportal zugreifen, können:
Individuelle Felder ausfüllen, die Sie für ihre Gruppe konfiguriert haben.
Nachrichten einsehen, z. B. Nutzungsbedingungen, Standortanweisungen oder Sicherheitsinformationen. Dies spart wertvolle Zeit und vermeidet mögliche Warteschlangen bei der Anmeldung vor Ort.
Einführungs- bzw. Orientierungsvideos bereits vor dem Besuch ansehen.
Bestätigungsabfragen wie Vereinbarungen oder Richtlinien zur Kenntnis nehmen und bestätigen.
Funktionsvoraussetzungen
Um das Registrierungsportal nutzen zu können, muss Ihr Standort die folgenden Kriterien erfüllen:
Ihr Konto muss auf dem Enhanced- oder Pro-Tarif basieren.
Wenn Sie sich bezüglich Ihres aktuellen Tarifs unsicher sind oder ein Upgrade wünschen, wenden Sie sich bitte an [email protected].Das Portal kann für Standard-Voranmeldungen von Besuchern genutzt werden, einschließlich des Links zum Registrierungsportal in der Einladungs-E-Mail.
Schritt 1: Aktivieren des Registrierungsportals für eine Gruppe
So aktivieren Sie das Registrierungsportal und beginnen, Links an Besucher zu senden:
Gehen Sie zu Verwalten > Gruppen > Standardgruppe auswählen > Voranmeldungen.
Aktivieren Sie die Option Registrierungslink in Voranmeldungs-E-Mails einfügen
Konfigurieren Sie anschließend Ihre Voranmeldungs-E-Mail und die Einstellungen wie gewohnt.
Dadurch wird ein eindeutiger Link zum Registrierungsportal zur Einladungs-E-Mail des Besuchers hinzugefügt.
Schritt 2: Auswahl der Felder, die im Registrierungsportal angezeigt werden
Sie können festlegen, welche benutzerdefinierten Felder Besucher im Voraus ausfüllen sollen und welche erst bei der Ankunft beantwortet werden müssen.
Gehen Sie zu Verwalten > Standorte > Standort auswählen > Benutzerdefinierte Felder.
Klicken Sie auf das Feld, das Sie einbeziehen möchten (z. B. Kfz-Kennzeichen).
Aktivieren Sie die Option Auf dem Registrierungsportal anzeigen.
Tipp:
Möglicherweise haben Sie Fragen, die nur während der Anmeldung vor Ort relevant sind (z. B. „Welchen Parkplatz haben Sie heute genutzt?“).
In diesen Fällen lassen Sie die Option deaktiviert – die Frage wird dann nur während der Anmeldung vor Ort angezeigt.
Unterstützte benutzerdefinierte Feldtypen
In Ihrer Voranmeldung können Sie die meisten Standard-Feldtypen verwenden:
You can include most standard custom field types in your pre-registration setup:
Text
Kontrollkästchen
Datum
Dropdown-Menü
Dropdown-Menü mit „Andere“-Option
E-Mail-Adresse
Zahl
Telefonnummer
Großbuchstabenfeld
URL
Ja-/Nein-Fragen
Bitte beachten: Die folgenden benutzerdefinierten Feldtypen werden derzeit nicht im Registrierungsportal unterstützt:
Benachrichtigungsliste
Foto (z. B. Hochladen eines Ausweises)
Unterschrift
Schritt 3: Hinzufügen von Nachrichten zum Registrierungsportal
Sie können wichtige Besucherinformationen, wie Sicherheits- oder Gesundheitshinweise, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) oder Videos, im Rahmen des Registrierungsprozesses anzeigen lassen.
Gehen Sie zu Verwalten > Standorte > Standort auswählen > Nachrichten.
Klicken Sie auf eine Nachricht, um die Einstellungen wie gewohnt zu konfigurieren, und aktivieren Sie anschließend die Option Auf dem Registrierungsportal anzeigen.
Besucher sehen diese Nachrichten während der Registrierung zusammen mit allen von Ihnen hinzugefügten Folgeaktionen (z. B. Kontrollkästchen für die Zustimmung oder Aufforderungen zur Unterschrift).
Unterstützte Nachrichtentypen
Nachrichten im Portal können Folgendes enthalten:
Rich Text
PDF-Dokumente
Bilder
MP4-Videodateien
Sie können Ihren Nachrichten auch Aktionen hinzufügen, darunter:
Keine Aktion – Weiter
Optionales Kontrollkästchen
Obligatorisches Kontrollkästchen
Vereinbarung unterzeichnen
Wichtig: Andere Videoformate als MP4 werden derzeit nicht unterstützt.
Schritt 4: Versenden einer Voranmeldungs-Einladung
Sobald Sie Ihre Felder und Nachrichten konfiguriert haben:
Gehen Sie zu Heute > Besucher > Voranmelden.
Füllen Sie das Voranmeldeformular wie gewohnt aus, einschließlich aller Anmerkungen. (Lassen Sie alle Felder frei, die der Besucher selbst ausfüllen soll.)
3. Wählen Sie E-Mail-Einladung senden und klicken Sie dann auf „Hinzufügen“. Eine Meldung bestätigt, dass die Einladung gesendet wurde.
Sie können gesendete Einladungen unter der Registerkarte Vorangemeldet auf dem Bildschirm Heute anzeigen. Dazu gehören Notizen, die Möglichkeit, Einladungen erneut zu versenden, und der Status jeder Registrierung.
Tipp:
Sie können den Text der Voranmeldungs-E-Mail individuell anpassenl (einschließlich der Hervorhebung des neuen Registrierungsportals) unter Verwalten > Gruppen > Gruppe auswählen > Voranmeldungen anpassen.
Was der Besucher sehen wird
Die Voranmeldungs-Einladung per E-Mail enthält einen neuen Bereich am Ende mit einem Link, über den der Besucher seine Registrierung abschließen kann:
Tipp:
Sie können dieses zusätzliche Feature in der Voranmeldungs-E-Mail hervorheben, indem Sie den Inhalt der Vorlage anpassen:
Verwalten > Gruppen > Gruppe auswählen > Voranmeldungen
Wenn ein Besucher in der E-Mail auf Registrierung klickt, wird er zu einer Seite weitergeleitet, die das Logo Ihrer Organisation sowie einen Start-Button enthält:
Sobald der Besucher auf „Start“ klickt, wird ihm ein Formular angezeigt, das er ausfüllen muss. Dabei werden bereits vorhandene Daten aus der Voranmeldung angezeigt, und er kann die Informationen für alle Felder ergänzen, die noch ausgefüllt werden müssen:
Sobald der Besucher auf „Weiter“ klickt, wird er zur Seite „Nachrichten“ weitergeleitet, sofern Sie diese eingerichtet haben.
Wenn eine Nachricht Medieninhalte enthält, z. B. ein Video, wird dieses automatisch abgespielt, nachdem der Besucher auf „Weiter“ geklickt hat.
Der Besucher kann erst zur nächsten Seite wechseln, wenn das Video vollständig abgespielt wurde.
Wenn eine Aktion erforderlich ist (z. B. ein Kontrollkästchen aktivieren oder zur Bestätigung des Verständnisses unterschreiben), wird diese vor der endgültigen Schaltfläche Einreichen angezeigt.
Was nach der Einreichung passiert
Sobald der Besucher auf Einreichen klickt, wird ihm eine Meldung Registrierung abgeschlossen angezeigt.
Wichtig:
Nach dem Absenden ist das Registrierungsportal für den Besucher nicht mehr zugänglich. Falls Änderungen durch den Besucher erforderlich sind, können diese während der Anmeldung vor Ort vorgenommen werden.
Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, werden die Informationen unter Heute > Vorangemeldete angezeigt, wo Sie alle übermittelten Antworten überprüfen oder bearbeiten können.
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Leitfaden hilfreich war.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an [email protected].