Der Sign In Companion Assistant ist eine KI-gestützte Schnittstelle, die die Raumreservierung für alle Abonnementstufen mit aktivierter Spaces-Funktion einfacher und effizienter gestaltet.
Aktivieren des KI-Assistenten
Der Assistent ist für Mitglieder von Sign In Companion Gruppen verfügbar, die Version 3.12 oder höher verwenden.
Der Zugriff auf diese Funktion wird über das Online-Portal der Sign In App verwaltet, indem man zu den Einstellungen der jeweiligen Wiederholungsgruppe navigiert. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Für eine Gruppe aktivieren
So aktivieren Sie den KI-Assistenten für eine ganze Gruppe:
Gehen Sie im Online-Portal zu Verwalten > Gruppen.
Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Tab Companion App.
Suchen Sie die neue Berechtigung mit der Bezeichnung KI Assistent kann verwendet werden und aktivieren Sie diese.
Alle Mitglieder dieser Gruppe, die die Standardberechtigungen der Gruppe verwenden, haben nun Zugriff auf den KI-Assistenten.
Für ein einzelnes Mitglied aktivieren
So aktivieren Sie den KI-Assistenten für ein einzelnes Gruppenmitglied:
Gehen Sie zum Reiter Mitglieder innerhalb der ausgewählten Gruppe.
Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Namen des Mitglieds.
Deaktivieren Sie im Abschnitt Companion App die Option Gruppen-Standardberechtigungen verwenden.
Aktivieren Sie anschließend manuell die Berechtigung KI Assistent kann verwendet werden für dieses Mitglied.
Wichtig:
Sie müssen die Gruppen-Standardberechtigungen deaktivieren, bevor Sie individuelle Einstellungen vornehmen können.
Für mehrere Mitglieder aktivieren (Massenbearbeitung)
So aktivieren Sie den KI-Assistenten für eine ausgewählte Gruppe von Mitgliedern:
Gehen Sie im Gruppenbereich auf den Reiter Mitglieder.
Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Nutzern aus, die Sie aktualisieren möchten.
Klicken Sie auf Bearbeiten, um das Menü für die Sammelbearbeitung zu öffnen.
Die Schaltflächen in diesem Menü haben drei Zustände: Festlegen von benutzerdefinierten Berechtigungen, Standard-Gruppenberechtigungen verwenden oder Nicht ändern.
Wenn die Mitglieder, die Sie bearbeiten möchten, nicht die Standardberechtigungen der Gruppe verwenden, wird die mittlere Berechtigung als Nicht ändern angezeigt, wie unten dargestellt:
Klicken Sie auf die Umschaltfläche, um diese Option für die ausgewählten Mitglieder zu aktivieren, und wählen Sie dann „Alle speichern“:
Die ausgewählten Mitglieder verfügen nun über diese Funktion.
So verwenden Sie den Assistenten
Chat-Symbol
Nach der Aktivierung wird den Benutzern ein neues Chat-Symbol angezeigt:
Auf Mobilgeräten: Auf dem Startbildschirm der Companion-App.
Im Web: Zugriff über das Seitenmenü im Web Companion.
Beim Öffnen zeigt der Assistent ein leeres Chatfenster mit Beispielanfragen an, wie zum Beispiel:
„Welche Buchungen habe ich?“
„Ich möchte eine Buchung vornehmen.“
Gruppenmitglieder können eigene Fragen eingeben oder auf das Sprechblasen-Symbol (!) tippen, um Feedback zu den Antworten des Assistenten zu geben – dieses Feedback wird direkt an die Produkt- und Entwicklungsteams weitergeleitet, um die Nutzererfahrung in Echtzeit zu verbessern.
Datenschutz und Sicherheit
Der Assistent wurde mit besonderem Fokus auf Datenschutz und Sicherheit entwickelt:
Es werden keine Daten an Drittsysteme weitergegeben.
Benutzer sehen ausschließlich die Daten und Funktionen, für die sie berechtigt sind – nicht mehr.
Was kann man den Assistenten fragen?
Der KI-Assistent unterstützt derzeit Aufgaben im Zusammenhang mit Spaces. Je nach Berechtigung können Benutzer beispielsweise folgende Fragen stellen:
Buchungsbezogen:
„Buche mir einen Schreibtisch und einen Parkplatz für den ganzen Tag am Montag und Dienstag nächster Woche.“
„Welche Spaces habe ich gebucht?“
„Storniere meine Buchung für Dienstag nächster Woche.“
„Gibt es Informationen zu Parkplätzen am Standort Waterside?“
Anwesenheitsbezogene Fragen (erfordert die „Heute“-Berechtigung):
„Ein Auto mit dem Kennzeichen ABC 123 steht auf meinem Platz. Wem gehört es?“
„Sind Schlüsselträger im Gebäude?“
„Ist jemand aus der Finanzabteilung im Büro?“
„Sind heute Erste-Hilfe-Mitarbeitende vor Ort?“
Gruppenweite Einblicke:
Erforderliche Berechtigungen:
„Sie können die heutige Ansicht aufrufen“
„Sie können die gebuchten Spaces aller Benutzer sehen“
Beispielfragen mit erweiterten Antworten:
Frage: Welcher Tag ist nächste Woche im Head Office am stärksten ausgelastet?
Montag (9. Juni): 52 Buchungen
Dienstag (10. Juni): 56 Buchungen
Mittwoch (11. Juni): 55 Buchungen
Donnerstag (12. Juni): 47 Buchungen
Freitag (13. Juni): 37 Buchungen
➡️ Dienstag, der 10. Juni 2025, ist mit 56 Buchungen (einschließlich Schreibtische, Parkplätze und Besprechungsräume) der am stärksten ausgelastete Tag.
Frage: Wann ist Joe Bloggs das nächste Mal im Head Office?
Joe Bloggs ist gebucht für:
Dienstag, 10. Juni – Schreibtisch 15 (Erdgeschoss), Parkplatz 16
Donnerstag, 11. Juni – Schreibtisch 15 (Erdgeschoss), Parkplatz 22
Frage: Wer hat heute einen Platz im Oxford Hub gebucht, aber sich noch nicht eingecheckt?
John Doe – Parkplatz 5
Jane Smith – Schreibtisch 3.3, Parkplatz 17 (eine Lieferung wurde unter diesem Namen eingecheckt)
Frage: Auto ABC123 steht auf meinem Platz. Wem gehört es?
Das Kennzeichen ABC123 gehört Donald Duck – Catering Direktor, der heute Parkplatz 17 im Oxford Hub gebucht hat.
➡️ Brauchen Sie einen alternativen Platz? Der Assistent kann bei der Verfügbarkeitsprüfung helfen.