Sign In App est un outil flexible qui peut être personnalisé pour s'adapter à votre processus d'enregistrement des visiteurs et à votre identité d'entreprise.
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Les options de configuration de chaque site sont affichées dans l'onglet Gérer du portail en ligne. D'ici, vous pouvez modifier le nom du site, mettre à jour l'image d'arrière-plan de Sign In App, activer et désactiver des fonctions et ajouter de nouveaux dispositifs.
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Dans l'onglet Détails du site, vous pouvez modifier le nom du site actuel et fournir une adresse. L'adresse est utilisée lorsque une invitation par e-mail est envoyée aux invités pré-enregistrés.
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Vous pouvez configurer les groupes pour qu'ils s'affichent sur des sites spécifiques, ce qui est utile si vous avez une configuration multi-sites où certains groupes sont configurés pour chaque site. Le fait de configurer un groupe pour qu'il ne s'affiche que sur un site aura une incidence sur l'affichage de ce groupe dans toutes les zones de Sign In App. Pour commencer, allez dans Gérer > Sites > Sélectionner un site > Groupes et activez l'option Afficher uniquement les groupes sélectionnés pour sélectionner les groupes qui doivent s'afficher sur ce site.
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Les groupes seront cachés des iPads qui sont connectés à des sites où le groupe n'est pas configuré pour être affiché, ce qui signifie qu'il n'est pas possible d'enregistrer l'entrée sur ce groupe.
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Vous pouvez uniquement pré-enregistrer des visiteurs pour un groupe qui est configuré pour s'afficher sur le site pour lequel vous pré-enregistrez le visiteur.
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Les paramètres de groupe spécifiques au site affecteront plusieurs endroits différents du portail Sign In App.

Si vous devez limiter l'accès d'un utilisateur du portail à certains sites, vous pouvez le faire en allant dans Gérer et en faisant défiler la page Gérer le compte, puis en sélectionnant "Utilisateurs du portail". À partir de là, cliquez sur l'utilisateur du portail pour modifier ses paramètres et sélectionner le ou les sites auxquels il doit avoir accès. Désormais, lorsque l'utilisateur du portail se connectera au portail, il ne pourra voir que les sites auxquels il a accès.
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Votre image d'arrière-plan personnalisée est la première chose que les visiteurs et le personnel voient lorsqu'ils s'enregistrent, il est donc important de créer une bonne impression. Il est important de créer une bonne impression. Si vous avez besoin d'aide pour mettre en forme votre logo ou votre conception dans le bon format, veuillez contacter l'équipe de Sign In App à l'adresse [email protected] et nous serons heureux de vous aider.
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Un aperçu de l'image de fond actuelle du site sélectionné s'affiche. Pour télécharger une nouvelle image, cliquez sur l'option Télécharger une nouvelle image sous l'aperçu. Il vous sera alors demandé de sélectionner le fichier que vous souhaitez télécharger depuis votre ordinateur. Sign In App prend en charge les images au format JPG et PNG.
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Une fois sélectionné, il y aura une légère pause pendant le téléchargement du fichier. Une fois terminé, la pré-visualisation sera mise à jour avec votre nouvelle image.
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Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications.
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Une partie importante de la gestion des visiteurs consiste à présenter aux invités les politiques et les conditions relatives à leur visite. Sign In App vous donne la possibilité de configurer ces messages pour chaque groupe de visiteurs.
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Vous pouvez configurer et présenter plusieurs messages à vos visiteurs. Pour ajouter un message, cliquez sur le bouton Ajouter nouveau en bas de l'écran. Pour supprimer un message, cliquez sur l'icône de suppression dans le coin supérieur droit du message.
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Le titre du message affiché en haut de l'écran.
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Le coeur du message. Cette vue défile dans l'application, il n'y a donc pas de limite à sa longueur. Il est possible d'inclure des URL qui peuvent être ouvertes dans l'application.
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Vous pouvez joindre des images, des vidéos et des fichiers PDF et ils seront affichés à l'utilisateur après que ce message lui ait été présenté.
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​Action:

Si vous demandez à l'utilisateur d'accepter les conditions, sélectionnez le type d'action

Saisissez l'étiquette qui doit apparaître à côté de la case à cocher.
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Sélectionnez les groupes de visiteurs qui doivent voir ce message lorsqu'ils enregistrent leur entrée.
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À partir d'ici, vous pouvez choisir la fréquence à laquelle le message est présenté au visiteur : à chaque fois qu'il enregistre son entrée, après un an ou uniquement lorsqu'il est mis à jour. Si vous sélectionnez après une période de temps, par exemple 1 an, le message sera également présenté lors de l'actualisation. Ceci afin de s'assurer que les accords avec les visiteurs sont à jour.
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Vous pouvez fournir des traductions personnalisées des messages qui sont ensuite présentées dans la langue choisie par la personne qui enregistre l'entrée.
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Cliquez ici pour lire le guide de configuration des traductions personnalisées.
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Cliquez sur « Envoyer une copie de l'accord au visiteur par e-mail » pour envoyer une copie du message au format PDF au visiteur qui vient d'enregistrer l'entrée. Outre l'envoi d'une copie du message au visiteur, une copie peut être envoyée aux membres de votre équipe en ajoutant des adresses électroniques dans la case des destinataires supplémentaires. Vous pouvez également joindre un document supplémentaire à cet e-mail. Cette fonctionnalité est disponible si l'action sélectionnée est une case à cocher facultative ou obligatoire ou une signature.

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Les points d'évacuation vous permettent de regrouper les personnes figurant sur votre liste en cas d'incendie pour faire appel. Chaque site peut avoir un nombre illimité de points d'évacuation qui peuvent être configurés à partir de cet onglet.
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Pour ajouter un point d'évacuation, cliquez sur Ajouter nouveau. Une nouvelle fenêtre avec trois onglets apparaît.
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Dans l'onglet Détails, attribuez un titre au point d'évacuation. Vous pouvez également ajouter une lettre ou un chiffre qui sera utilisé comme icône pour identifier le point d'évacuation.
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La carte vous permet de spécifier l'emplacement exact du point d'évacuation sur une carte. Utilisez le champ de recherche pour trouver une localisation (par code postal ou nom de société), puis faites glisser l'épingle rouge sur l'emplacement correspondant.
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Le téléchargement d'une photo dans l'onglet photo vous permet de joindre votre propre carte sous forme d'image, une photo du panneau identifiant le point d'évacuation ou l'emplacement du point d'évacuation lui-même.
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Pour supprimer un point d'évacuation, cliquez sur l'icône de la poubelle à côté du point d'évacuation que vous souhaitez supprimer. Dans la boîte de dialogue d'avertissement, cliquez sur Supprimer si vous êtes sûr de vouloir supprimer le point d'évacuation. Cela ne peut pas être défait.
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Pour commencer à utiliser les points d'évacuation, vous devez indiquer à Sign In App le point d'évacuation concerné pour chacun de vos groupes de visiteurs.
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Pour définir le point d'évacuation par défaut d'un groupe, cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du groupe et sélectionnez le point d'évacuation correspondant. Si un groupe ne doit être inclus dans aucun des points d'évacuation, sélectionnez Aucun point d'évacuation sélectionné.
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En plus de définir un point d'évacuation prédéterminé pour un groupe, vous pouvez également le remplacer par une configuration pour chaque visiteur fréquent (par exemple, le personnel). Ceci peut être configuré lors d'une modification d'un visiteur fréquent. Plus d'informations ici.
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L'onglet de confidentialité vous permet de basculer entre différentes options de confidentialité pour Sign In App en fonction de vos besoins. Une explication détaillée de ce que fait chaque option peut être trouvée ici.
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Lorsque vos visiteurs enregistrent leur entrée, Sign In App recherche automatiquement votre historique de visiteurs et présente une liste de noms qui correspondent au vôtre. Lorsqu'ils appuient sur leur nom, leur nom complet et leur nom de famille sont automatiquement complétés premier champ personnalisé (par exemple, le nom de la société), ce qui accélère le processus d'enregistrement.
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Si vous préférez désactiver la fonction de auto-remplissage, décochez cette option.
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Lorsque vos visiteurs pré-enregistrés arrivent, une liste de pré-enregistrés apparaît dès qu'ils ont tapé 3 lettres dans le champ du nom complet. Si vous ne voulez pas afficher une liste de noms et voulez afficher un pré-enregistrement que lorsque le nom complet est tapé, activez cette option.
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Lorsque votre visiteur quitte le site, la liste actuelle des visiteurs qui se sont enregistrés s'affiche. À partir de là, votre visiteur peut trouver son nom et toucher pour enregistrer sa sortie, il existe également une option de recherche pour trouver rapidement votre nom.
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Si vous préférez masquer la liste des visiteurs qui se sont enregistrés, cochez cette option. Chaque visiteur devra chercher son nom pour vérifier.

Un petit logo Sign In App apparaîtra lorsque vos visiteurs enregistreront leur entrée. Pour masquer ce logo, cochez cette case.
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Sign In App vous permet de configurer des champs personnalisés supplémentaires par groupe de visiteurs pour capturer les données dont vous avez besoin sur votre visiteur. Ces champs s'ajoutent à celui du nom complet qui est toujours affiché. Pour ajouter un nouveau champ, cliquez sur Ajouter nouveau. Pour modifier un champ, il suffit de cliquer sur l'icône en forme de crayon à droite du nom. Pour réorganiser les champs, maintenez les trois lignes et faites glisser le champ à l'endroit voulu.
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Vous pouvez marquer comme favoris jusqu'à 4 champs personnalisés qui seront affichés pour le visiteur sur l'onglet Aujourd'hui du portail. Veillez à activer la vue étendue pour afficher ces champs.
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Le nom du champ tel qu'il apparaît dans l'application.
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Sélectionnez le type d'information à capturer. L'iPad affichera un clavier personnalisé adapté au type d'information que vous sélectionnez (par exemple, l'e-mail affiche immédiatement le symbole @ sans avoir à appuyer sur la touche Majuscule).

Vous pouvez refuser l'enregistrement d'entrée d'un visiteur en fonction de la réponse à un champ personnalisé. Les enregistrements d'entrée refusés peuvent être ajoutés aux champs de type menu déroulant et Demander oui ou non. Lors de l'ajout d'un menu déroulant ou d'une question de type oui ou non, cliquez sur "Enregistrement d'entrée refusé" en fonction de la réponse et sélectionnez Oui, Non ou l'une des options du menu déroulant. Ajoutez ensuite le contenu du message de rejet, qui s'affichera à l'écran lorsque l'enregistrement sera refusé.

Si l'enregistrement d'entrée d'un visiteur est refusé, il sera bloqué. Vous pouvez personnaliser le message qui apparaît sur cet écran. Pour que l'historique de vos visiteurs reste à jour, Sign In App enregistrera toujours l'enregistrement d'entrée refusé dans la section historique du portail de gestion en ligne.
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Pour voir cela, allez dans Rapports > Historique et les enregistrements d'entrée refusés seront mis en évidence en rouge pour montrer clairement qui n'a pas satisfait à vos exigences pour entrer sur le site. Vous pouvez également consulter les enregistrements d'entrée refusés à partir de l'onglet Aujourd'hui du portail. Il suffit de sélectionner le groupe concerné et, dans le menu déroulant situé à gauche de l'écran, de sélectionner Enregistrement d'entrée refusé.
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Vous pouvez fournir des traductions personnalisées des champs personnalisés qui sont ensuite présentées dans la langue choisie par la personne qui s'enregistre.
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Cliquez ici pour lire le guide de configuration des traductions personnalisées.
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Activez cette option pour inclure ce champ lors de la création de votre liste d'évacuation. C'est utile si vous voulez savoir qui est le visiteur.
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Lorsqu'un visiteur accepte un message, vous pouvez lui envoyer une copie de l'accord de message afin qu'il ait une copie de l'accord. Vous pouvez configurer cela en allant dans Gérer > Sites > Sélectionner un site > Messages, en définissant l'action comme une case à cocher ou une signature et en activant l'option "Envoyer une copie de l'accord au visiteur par e-mail". Activez l'option Inclure dans les copies PDF des accords de messages pour inclure ce champ personnalisé dans les copies PDF des accords de messages.
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Définissez ce champ personnalisé comme obligatoire. Un visiteur ne pourra pas enregistrer son entrée sans avoir préalablement rempli ce champ.
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Sélectionnez les groupes de visiteurs pour lesquels ce champ doit apparaître.
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Pour supprimer un champ personnalisé, cliquez sur l'icône de la poubelle à côté du champ personnalisé que vous souhaitez supprimer. Dans la boîte de dialogue d'avertissement, cliquez sur Supprimer si vous êtes sûr de vouloir supprimer un champ personnalisé. Cela ne peut pas être défait.
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Vous pouvez ajouter des champs pour l'enregistrement de sortie de la même manière que vous configurez des champs personnalisés ordinaires. Chaque champ vous permet de sélectionner les groupes pour lesquels il doit apparaître. Les mêmes types de champs peuvent être utilisés, y compris des menus déroulants dans lesquels vous personnalisez les options à choisir.

Dans cet écran, vous pouvez choisir le modèle de badge utilisé pour tous les groupes de visiteurs standard sur ce site. Le badge actuellement sélectionnée apparaît dans un aperçu avec votre logo et une photo d'exemple. Vous pouvez sélectionner un badge dans une galerie de modèles ou créer la vôtre avec l'outil d'édition de badges de visite.
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Pour sélectionner un nouveau modèle de badge visiteur, passez votre souris sur le modèle existant et cliquez sur Changer le badge. Cela ouvrira la galerie des badges de visite.
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Le badge de visiteur actuellement sélectionnée est mise en évidence par une coche verte dans le coin supérieur droit. Les modèles de badge de visite personnalisés que vous avez créés apparaissent en haut de la page, suivis des modèles conçus par l'équipe de Sign In App. Pour choisir un nouveau modèle dans la galerie, il suffit de passez votre souris sur l'un des modèles de carte de visite et cliquez sur ✓.
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L'éditeur de badges de visite est un outil puissant qui vous permet de personnaliser des modèles ou de créer vos propres badges de visite.
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Passez votre souris sur le modèle existant et cliquez sur l'icône crayon.
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Pour créer un nouveau modèle Passez la souris sur le modèle vierge avec la largeur appropriée pour votre étiquette, avant de cliquer sur l'icône de modification crayon.
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L'éditeur de badges apparaît. Les éléments que vous pouvez ajouter au badge sont répertoriés sur la gauche, l'aperçu du badge se trouve au centre de l'écran, tandis que le volet de droite présente les options de l'élément actuellement dans le badge. Le panneau de droite affiche les options pour l'élément actuellement sélectionné. Si aucun élément n'est sélectionné, elle permet de modifier le nom du badge de visiteur. En bas de la vue, vous pouvez sélectionner la taille de la carte de visiteur.
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Déplacement et redimensionnement
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Cliquez sur un élément du menu de gauche pour l'ajouter à l'aperçu de votre carte de visite. Lorsque l'élément est sélectionné dans l'aperçu, il est mis en évidence par une bordure verte et 8 points de redimensionnement.

Pour redimensionner l'élément, cliquez et faites glisser l'un des points d'édition. Pour déplacer un élément, cliquez et faites glisser dans la zone bordée. Pour supprimer un élément, sélectionnez-le d'abord, puis appuyez sur la touche Supprimer de votre clavier ou cliquez sur l'icône rouge de la poubelle dans le volet de droite.
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Champs de texte
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Lorsque vous sélectionnez du texte, comme les champs d'enregistrement, le nom du visiteur, la date ou un texte personnalisé, des options supplémentaires apparaissent dans le volet de droite. Il s'agit notamment de :

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Lorsque vous avez terminé les modifications de votre badge visiteur, cliquez sur le bouton Enregistrer. Assurez-vous que le badge visiteur est sélectionné avec la coche verte dans le coin, puis rechargez la configuration dans votre application en la fermant et en la rouvrant, ou allez dans Accéder aux paramètres> Actualiser la configuration pour le faire manuellement.
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Par défaut, le modèle de votre badge de visite utilisera le logo téléchargé dans la section "Informations de compte" du portail. Si vous souhaitez utiliser un autre logo pour les badges de visite de ce site, vous pouvez modifier le logo en cliquant sur Télécharger le fichier dans l'aperçu du badge de visite. Cela remplacera les paramètres du compte pour ce site.
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L'onglet Fonctionnalités vous permet de configurer et de basculer les fonctions supplémentaires fournies par Sign In App. Vous trouverez ci-dessous une description de chacune de ces fonctionnalités.
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Activez la fonction de scan de codes QR et vous pouvez toucher l'écran de bienvenue sur l'iPad pour lancer le lecteur de codes QR. En approchant un code QR devant l'appareil, le visiteur pourra enregistrer son entrée ou sortie facilement.

Activez les photos des visiteurs pour demander à chaque visiteur de prendre une photo. Une photo sera prise avec la caméra frontale de l'iPad. Après chaque photo, le visiteur aura le choix entre reprendre la photo ou continuer. Les photos apparaîtront dans le portail en ligne et sur le badge de visiteur, si il est configuré.
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Les rapports sur site vous permettent de contrôler qui est a encore sont entrée enregistrée après une période prédéfinie. Un courriel sera automatiquement envoyé aux adresses électroniques fournies à l'heure définie chaque jour, indiquant tous les visiteurs et le personnel encore enregistrés au site à ce moment-là. Cliquez sur Ajouter un horaire pour ajouter des heures supplémentaires de la journée pour recevoir les rapports du site.
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Si vous ne souhaitez pas recevoir de rapport de site lorsque personne n'a enregistré l'entrée, vous pouvez désactiver l'option Envoyer le rapport même si personne n'a enregistré son entrée.
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Les champs personnalisés favoris peuvent être inclus dans le rapport sur site. Pour voir les champs personnalisés favoris, allez dans Gérer > Sites > Sélectionner un site > Champs personnalisés et vérifiez quels champs ont une étoile pleine.
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L'onglet de gestion des appareils affiche tous les appareils connectés au site actuel.
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Vous pouvez ajouter autant d'appareils que nécessaire pour chaque site. Pour ajouter un nouvel iPad, il faut d'abord générer un code d'autorisation.
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Sous Ajouter un appareil , cliquez sur le bouton Connecter. Une fenêtre contenant votre code apparaîtra.
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Saisissez ce code dans Sign In App et appuyez sur Ajouter un appareil. L'iPad apparaîtra instantanément dans votre liste d'appareils dans le portail Sign In App. Pour savoir comment télécharger Sign In App, cliquez ici.
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Votre appareil est déjà connecté.
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Une fois votre appareil connecté, vous verrez apparaître une tuile contenant quelques détails sur l'appareil. En haut, vous verrez le nom de l'appareil et vous saurez s'il est en ligne ou HORS LIGNE. Juste en dessous, vous verrez combien de temps s'est écoulé depuis la dernière connexion de l'appareil. En dessous, vous pouvez voir si l'appareil a des alertes d'état activées ou désactivées, vous pouvez voir la version de l'application et savoir s'il s'agit de la dernière version. La date de connexion de l'appareil est indiquée tout en bas.
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Pour supprimer un appareil, cliquez sur l'icône de la poubelle sous le nom de l'appareil que vous souhaitez supprimer. Dans la boîte de dialogue d'avertissement, cliquez sur Supprimer si vous êtes sûr de vouloir le supprimer. Pour vous reconnecter, vous devrez générer un nouveau code d'autorisation et le saisir dans l'appareil.
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Pour modifier le périphérique, cliquez sur l'icône en forme de crayon dans la tuile d'état du périphérique. À partir de là, vous pouvez modifier le nom de l'appareil et activer/désactiver l'option "Envoyer des alertes d'état". Si les alertes d'état sont activées, les contacts techniques de votre compte recevront des e-mails les informant de la mise hors ligne du dispositif, puis de son retour en ligne.
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Chaque site que vous créez nécessite son propre abonnement. Pour passer des commandes, veuillez contacter l'équipe de Sign In App à [email protected].
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Une fois que vous avez acheté un site supplémentaire, à partir du portail de gestion, allez dans Gérer > Sites > Ajouter un site pour créer votre nouveau site. Lorsque vous ajoutez un nouveau site, vous pouvez copier un site existant, ce qui aura pour effet de dupliquer tous les champs personnalisés, les messages, les points d'évacuation et les autres paramètres du site.
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