Når du ankommer til Pronestor Planner, vil du blive mødt af loginsiden. For at logge ind skal du benytte det brugernavn og den adgangskode, som du har modtaget fra systemet via mail. Når du har indtastet loginoplysningerne, skal du klikke Login for at komme i gang med at lave mødebestillinger.

Hvis du selv skal oprette din egen konto, så kan du klikke her for at gå til vejledningen.

Denne funktion er kun tilgængelig, hvor systemadministratoren har valgt give mulighed for det.

Når du ankommer til Pronestor Planner, vil du blive mødt af loginsiden. Klik på Klik her for at oprette en ny konto.

I selve kontooprettelsen vil du blive bedt om at indtaste fornavn, efternavn, emailadresse, initialer og telefonnummer, hvorefter du skal klikke på Opret. Du vil nu få besked om, at din konto er oprettet, samt at en mail er blevet sendt til den emailadresse, du har angivet.

Hvis du skulle glemme din adgangskode, har du mulighed for at rekvirere en ny fra loginsiden. Du skal blot klikke på Glemt adgangskode?, og så vil du - efter indtastning af emailadresse og klik på Send - modtage en email med en ny adgangskode.

Hvis du gerne vil undgå at skulle logge ind med brugernavn og adgangskode hver gang, du tilgår Pronestor Planner, så kan du sætte aktivere indstillingen, Forbliv logget ind, på loginsiden i forbindelse med, at du logger ind.

Når du har fået dig logget ind første gang, skal du selvfølgelig gøre dig bekendt med My Calendar - din personlige mødekalender. Her har du et overblik over de møder, som du har oprettet, og kan frit navigerer rundt mellem datoer enten ved at scroll'e ned ad siden (fremtidige datoer indlæses løbende), eller ved at benytte dig af datovælgeren i øverste venstre hjørne. Når du har fundet den dato, du har brug for, skal du blot trykke på Ny Mødebestilling for at komme i gang.

I de følgende sektioner sætter vi fokus på, hvordan du får booket lokaler, kantinevarer og udstyr samt får fundet de felter og funktioner, som du netop har brug for.

Når du er i Min Kalender har du mulighed for at se detaljer for de enkelte møder. Du skal blot klikke på mødet, hvorefter du vil se en opsummering af mødets informationer og bestillinger.

Det kan sommetider være nødvendigt at flytte et møde til et andet tidspunkt og måske endda på en anden dag. I Min Kalender skal du blot holde markøren over mødet (eller "slide" ind fra højre side af din mobiltelefon) for at få knapperne frem. For at flytte mødet skal du trykke på den grå "Ændr mødetidspunkt"-knap, hvorefter mødet vil åbne med dato- og tidsvalgsmulighederne åbne. Når du vælger et nyt tidspunkt for mødet, tjekker Pronestor om dine bestillinger også er tilgængelige på det nye tidspunkt. Skulle tilfældet være, at du ikke kan flytte alle dine bestillinger med, så gør vi dig opmærksom på det, og beder dig om at bekræfte det.

Hvis dit møde alligevel ikke skal afholdes, kan du nemt slette mødet fra Min Kalender. Du skal blot holde markøren over mødet (eller "slide" ind fra højre side af skærmen på din mobiltelefon) for at få vist knapperne. Når du har trykket på den røde "Slet møde"-knap, skal du blot bekræfte sletningen, og så er mødet slettet.

Det er meget nemt at oprette en mødeserie i Pronestor Planner. Først skal du holde markøren over mødet (eller "slide" ind fra højre side af skærmen på din mobiltelefon) for at få vist knapperne, hvorefter du trykker på den blå "Gentag"-knap. Her kan du vælge mellem Daglig, Ugentlig, Månedlig, Årlig og Specifikke datoer - hver med sine opsætningsmuligheder.

Klik Tilføj bestillinger fra en åben Outlook-aftale eller Ny Mødebestilling via Web, og vælg fanebladet Lokaler.

Vælg et tidspunkt for reservationen, og klik på tidslinjen inden for den blå afgrænsning (din valgte mødeperiode) ud for det lokale, som du ønsker at booke. Når du har klikket, er lokalet tilføjet til din reservation. Du kan nu vælge at booke flere ressourcer til din reservation, eller gå til Check ud. Her vil du se, hvad du har bestilt, og du kan udføre reservationen. Du kan også vælge at udføre reservationen direkte fra tidslinjen ved at klikke på Udfør booking ikonet på det bookede lokale.

Klik Tilføj bestillinger fra en åben Outlook-aftale eller Ny Mødebestilling via Web, og vælg fanebladet Kantinevarer.

Vælg et tidspunkt for reservationen, og bestil det antal varer du skal bruge ved at klikke på +/- eller ved at taste antal direkte ind i feltet. Når du har tilføjet de kantinevarer du skal bruge, skal du klikke ’Bestil’, hvorefter de valgte varer bliver lagt ind i din reservation, som du kan se i Check out. Du kan nu udføre bookingen eller du kan tilføje flere ressource til din reservation.

OBS: Hvis en kantinevarer står til ’Kan ikke bestilles’, så skyldes det ofte at reservationstidspunktet er inden for en kantinevares bestillingsdeadline.

Hvis du har booket et lokale til reservationen, vil dette lokale vise sig som den primære leveringsadresse under Kantinevarer fanebladet. Hvis du gerne vil bestille dine kantinevarer til et andet leveringssted end til det bookede lokale, kan du under ’Vælg alternativt leveringssted’ vælge det sted, som du ønsker dine varer skal leveres til.

Du kan vælge et nyt leveringstidspunkt indenfor reservationens tidsinterval, ved at vælge det ønskede tidspunkt i dropdown menuen under Kantinevarer fanebladet. Du kan også lave flere leveringstidspunkter, som kaldes serveringer, til din reservation ved at bestille varer, og derefter vælge et nyt leveringstidspunkt og bestille nye varer. Dine serveringer vil blive listet under Kantinevarer fanebladet og i Check ud.

Fanebladet, Udstyr, finder du i øverste del af bookingflowet til højre for Lokaler og Kantinevarer. Udstyr bookes - på samme måde som Lokaler - ved enten at klikke på ressourcenavnet eller ud for ressourcen inden for mødeperiodens afgrænsning, som er markeret med blå, lodrette streger.

"Lokationer" kan vælges øverst i venstre side af bookingflowet.

Her kan du klikke på knappen, hvilket vil åbne listen med alle tilgængelige lokationer. Her kan du enten vælge en anden lokation, eller du kan klikke i checkbox'en øverst for at vælge flere lokationer til samme reservation.

I Check ud i øverste højre hjørne, kan man altid få et overblik over reservationen, og de ressourcer som er booket til. Man kan I check Out finde ’Udfør booking’ knappen under bookingerne. Reservationen vil blive gemt og lukket ved klik på denne knap.

I Check ud ser du listen med dine bookede ressourcer. Ud fra hver ressource, er der et Rediger ikon, som man kan klikke på for at få adgang til en række redigeringsmuligheder for ressourcen. Du kan blandt andet sætte betalingsinformation, skrive noter mm. Når du gemmer, opdateres reservationen med dine rettelser.

Book et lokale og gå til Check ud. Klik på rediger-ikonet ud fra det lokale du vil vælge bordopstilling til, og angiv den ønske bordopstilling.

Book en kantinevare og klik på ’Tilføj ekstra levering’. Vælg hvilken ekstra leveringsservice du vil angive, f.eks. bordopdækning eller oprydning, og klik Gem.

Man kan angive antal deltagere forskellige steder i systemet. Det første sted du kan angive hvem der deltager i dit møde er under Deltager fanebladet. Her har du mulighed for at angive antal interne og eksterne deltagere, og du har samtidig mulighed for at udspecificere hvem deltagerne er med navn, lokation, virksomhed og emailadresse. Du vil også kunne se informationer på deltagere som er inviteret via Outlook.
Du kan også indtaste antal interne og eksterne deltagere inde fra Check ud, ved klik på Edit ikon uden for lokationen hvor deltagerne er. Her kan du klikke +/- for antal af interne og eksterne deltagere.

I fanebladet, Deltagere, kan du angive dine mødedeltagere ved at klikke på Klik for at tilføje en ny deltager. Herefter kan du eksempelvis angive deltagerens emailadresse og klikke Tilføj [deltagerens emailadresse]. Pronestor Planner vil i udgangspunktet forsøge at udlede navn, email og firma fra den indtastede emailadresse. Skulle de ikke være imidlertid ikke være korrekte, kan du ændre dem. Om deltageren er intern eller ekstern udleder Pronestor Planner fra, hvorvidt deltagerens email er kendt i systemet. Dette har du også mulighed for at ændre.

Såfremt du bruger Outlook add-in til Pronestor Planner, vil gæster du inviterer til din aftale blive udfyldt på samme vis i fanebladet, Deltagere.

I fanebladet, Deltagere, er det muligt for dig at søge efter interne deltagere, som selv er blevet oprettet i systemet. Derudover gemmer vi dine tidligere indtastede gæster, så du med lethed kan angive dem i fremtidige mødebestillinger. Du skal bare klikke på Klik her for tilføje en deltager, indtaste minimum de første tre karakterer af vedkommendes navn eller emailadresse, og så kan du se og vælge mellem søgeresultaterne.

Check ud har to visninger: En mindre detaljeret visning, som er den første man bliver introduceret til ved klik på Check ud, og en mere detaljeret visning, som vises ved klik på ’Vis detaljer’ nederst i Check ud. Under ’Vis detaljer’ har du bl.a. mulighed for at ændrer kontaktperson for hver lokation for din reservation.

Du kan vælge eller skifte betaler for hele reservation under den detaljeret Check ud. Her er der også mulighed for at tilføje en betalingsnote. Du kan også vælge en betaler for hver enkel bestilt ressource, ved at klikke på Edit ikonet udenfor en ressource i Check ud. Her kan du angive om betalingen kun er gældende for denne ressource, eller om betalingen skal påføres på alle bestillinger, hvor det er muligt.

Du kan vælge eller skifte mødetype under den detaljeret Check ud. Her er der også mulighed for at tilføje en mødetypenote.

I Mine Indstillinger har du mulighed for at ændre dine personlige indstillinger og præferencer såsom Betaler, Betalingsnote, Mødetype, Mødetypenote, sprog i brugerfladen, mødepåmindelser, ændring af kodeord og kontaktinformationer. Klik på Mine Indstillinger i toppen af skærmbilledet for at få vist dine indstillingsmuligheder.