När du kommer till Pronestor Planner ser du inloggningssidan. För att kunna logga in måste du använda användarnamnet och lösenordet som du fått från lösningen via post. Efter inmatning av inloggningsinformationen måste du klicka på Login för att komma igång med att boka möten.

Om du måste skapa ditt eget konto, vänligen klicka här för att gå till den relevanta guiden.

Den här funktionen är endast tillgänglig om systemadministratören har aktiverat den.

När du kommer till Pronestor Planner ser du inloggningssidan. Klicka på Klicka här för att skapa ett nytt konto.

I kontouppställningsvyn kommer du att bli ombedd att fylla i ditt förnamn, efternamn, e-postadress, initialer och telefonnummer, och sedan klickar på Skapa. Ett meddelande kommer nu att meddela dig om kontoupprättandet och det e-postmeddelande som har skickats till din e-postadress.

Om du glömmt ditt lösenord så är det möjligt för dig att skaffa ett nytt lösenord genon inloggningssidan. Allt du behöver göra är att klicka på Glömt lösenordet ?, , fyll i dina uppgifter och klicka på Skicka – du får sedan ett nytt lösenord till din e-post.

Om du inte önskar att logga in med användarnamn och lösenord varje gång du använder Pronestor Planner, då kan du klicka i inställningsrutan, Förbli inloggad, på inloggningssidan när du loggar in.

Första gången du loggar in måste du bekanta dig med Min kalender - din personliga mötes kalender. I Min kalender har du en översikt över de möten du har skapat och du kan navigera mellan datum. Du kan också göra det genom att rulla ner sidan (framtida datum laddas dynamiskt) eller genom att använda datumväljaren i det övre vänstra hörnet. När du har hittat det önskade datumet kan du klicka på Skapa möte för att komma igång.

I följande avsnitt fokuserar vi på hur du bokar rum, catering och utrustning, samt hur du hittar de fält och funktioner som du behöver.

När du är i Min kalender kanske bara vill se detaljer för befintliga möten. För att göra det så behöver du bara klicka på ett av mötena i Min kalender och du kommer att presenteras med detaljerna i det specifika mötet.

Ibland behöver du ändra datum och / eller tid för ditt möte. I min kalender, du kan hålla muspekaren över ett möte med markören (eller skjut in från höger på din mobiltelefon) för att få åtgärdsknapparna att visas. Om du vill omplanera ditt möte klickar du på den gråa knappen "Boka om Möte" och mötet öppnas med datum och tidsval utökat. När du väljer ett nytt datum och -eller tid för ditt möte, kommer vi att kontrollera tillgängligheten för dina bokningar för den nya mötestiden. Om en bokning inte är tillgänglig vid den nya tiden kommer vi att vägleda dig genom en efterföljande omplaneringsbekräftelse.

Att radera ditt möte är ganska enkelt. Allt du behöver göra är att flytta ditt möte med markören (eller skjut in från höger på din mobiltelefon) för att visa åtgärdsknapparna. När du har klickat på den röda knappen "Ta bort möte" kommer du att bli ombedd att bekräfta raderingen. Klicka på OK och ditt möte är raderat.

Att skapa en serie möten med liknande bokningar i Pronestor Planner är väldigt enkelt. Håll markören över mötet (eller skjut in från höger sida på din mobiltelefon) och klicka på den blå knappen "Återkommande möte" för att öppna konfigurationsguiden. Du kan välja mellan dagliga, veckovisa, månadsvisa, årliga och specifika datum - varje val har olika konfigurationer.

Klicka på Lägg till bokningar från ett öppet Outlook-möte eller Skapa möte via webben och välj fliken Faciliteter.

Välj tidsspan och klicka på tidslinjen i den blå markeringen (din valda tidsintervall) på rummet du vill boka. När du klickar läggs rummet till din bokning. Du kan nu välja att boka fler resurser för din bokning, eller du kan gå till Checka ut. Här ser du vad du beställt, och du kan slutföra bokningen. Du kan också välja att slutföra bokningen direkt från tidslinjen genom att klicka på ikonen Komplett bokning på det bokade rummet.

Klicka på Lägg till bokningar från ett öppet Outlook-möte eller Skapa möte via webben och välj fliken Catering.

Välj tid för bokningen och beställ det antal du behöver genom att klicka på +/- eller genom att mata in antalet direkt i textfältet. När du har lagt till de cateringprodukter du behöver så klickar du på "Beställ" och de valda objekten läggs till i din bokning, som du kan se i Checka ut. Du kan nu slutföra bokningen, eller du kan lägga till fler objekt till din bokning.

OBS! Om ett cateringobjekt står för "Ej tillgängligt", är det ofta på grund av för kort tid mellan bokning och leverans.

Om du har bokat ett rum så visas detta rum som den primära leveransplatsen på fliken Catering. Om du vill boka dina matvaror till en annan leverans än det bokade rummet, kan du klicka på "Välj alternativ leveransplats" och välj leveransplatsen som du vill beställa din catering till.

Du kan välja en ny leveranstid inom bokningsintervallet genom att välja önskad tid i rullgardinsmenyn på fliken Catering. Du kan också skapa flera leveranstider för en bokning, så kallade portioner, genom att beställa objekt, välj sedan en ny leveranstid och beställa nya objekt. Dina objekt kommer att listas i fliken Catering och i Utcheckning.

Fliken Utrustning finns i den översta delen av bokningsflödet till höger om Faciliteter och Catering. Utrustningsresurserna bokas på samma sätt som Facilitets-resurser - antingen genom att klicka på resursnamnet på vänster sida eller genom att klicka på resursraden inom mötesperiodens avgränsare markerad med blå vertikala linjer.

"Platser" finns i det övre vänstra hörnet av ditt bokningsflöde.

Du kan nu ändra eller lägga till platser genom att klicka på jordklotikonen i det övre vänstra hörnet. Detta öppnar listan över tillgängliga platser och låter dig ändra plats. Om du vill boka på flera platser kan du klicka på kryssrutan längst upp.

I Utcheckning högst upp till höger kan du alltid få en överblick över bokningen, inklusive de resurser som bokas för bokningen. I Chacka ut finns även en "Komplett bokning" -knapp, som du kan klicka, och bokningen sparas och stängs.

I Checka ut finns en lista över dina bokade resurser. Bredvid varje resurs finns en redigeringsikon, som du kan klicka på, för fler redigeringsalternativ för resursen. I redigeringsmodulen kan du ställa in betalnings / faktureringsinformation, skriva anteckningar etc. för resursen. När du sparar, så uppdateras bokningen med dina korrigeringar.

Boka ett rum och gå till utcheckning. Klicka på redigeringsikonen bredvid rummet som du vill ändra bordsarrangering på. Välj en bordskonfiguration och klicka på Spara.

Boka ett cateringalternativ och klicka på "Lägg till extra tjänster". Välj de tjänster du vill använda i "Ändra serviceavgift" och klicka på Spara.

Du kan ange antalet deltagare i olika delar av systemet. Den första platsen du kan ange vem som är närvarande på ditt möte finns på fliken Deltagare. Här har du möjlighet att ange antalet interna och externa deltagare, och du har möjlighet att ange vem deltagarna är med namn, plats, företag och e-postadress. På fliken Deltagare ser du också information om deltagare, inbjudna via Outlook.

Du kan också ange antalet interna och externa deltagare från Checka ut, klicka på ikonen Redigera bredvid den plats där deltagarna är. Här kan du klicka på +/- för antalet interna och externa deltagare.

På fliken Deltagare kan du registrera deltagare genom att klicka på Klicka här för att lägga till en ny deltagare. Därefter kan du skriva in e-postadressen till deltagarna och klicka på Lägg till [deltagarens e-postadress]. Pronestor Planner kommer att försöka dra av namn, email och företagsnamn från inmatningen. Om den infogade informationen är felaktig kan du ändra den. Huruvida deltagaren är intern eller extern beror på huruvida e-postadressen är känd av Pronestor Planner. Du kan också ändra det här.

Om du använder Outlook-tillägget för Pronestor Planner, kommer deltagarna som är inbjudna från ditt Outlook-möte att sättas in på ett liknande sätt.

I fältet deltagare, kan du söka efter interna deltagare som redan är registrerade som användare i systemet. Dessutom samlar vi in och sparar deltagare som läggs till i dina tidigare möten, så att du enkelt kan lägga till dem på dina framtida möten. Du behöver bara klicka på Klicka för att lägga till en ny gäst, ange minst tre tecken från deltagarens namn eller e-postadress, så ser en lista på sökresultat och kan välja mellan resultaten.

Checka ut har två vyer: En enkel vy, vilken är den första som visas genom att öppna Checka ut och en mer detaljerad vy, som kan visas genom att klicka på "Visa detaljer" längst ner i Checka ut. "Visa detaljer" inkluderar ett alternativ för att ändra kontaktpersonen för varje plats för din bokning.

Du kan välja och ändra betalning / fakturerings konto för hela bokningen i den detaljerade utcheckning. Här är det också möjligt att lägga till en betalnings- / faktureringsnota. Du kan också välja ett faktureringskonto för önskad resurs genom att klicka på ikonen Redigera bredvid en resurs i Checka ut. Här kan du ange om betalningen endast krävs för den här resursen, eller det ska tillämpas på alla resurser i bokningen.

Du kan välja och ändra mötestyp i den detaljerade utcheckningen. Det finns också ett alternativ för att lägga till en mötestyps notering.

I Mina inställningar kan du ändra dina personliga inställningar och inställningar, som Faktureringskonto (och anteckningar), Mötes typ (och anteckningar), användargränssnitt, om du vill få påminnelser, ändra lösenord och kontaktinformation. Klicka på knappen "Mina inställningar" längst upp på skärmen för att komma åt dessa inställningar.